ついに登場！
企業向け 本格 電子文書管理システム OfficeSTAFFのご紹介
OfficeSTAFF/GT-L 32万円
OfficeSTAFF/GT-M 80万円
OfficeSTAFF/GT-H 160万円
数百万から数千万していた
ワークフロー内蔵Web対応型
企業向け本格文書管理が
数十万からのご提供！！
A社文書管理システム 500万円〜
B社文書管理システム 1000万円〜
OfficeSTAFFは 32万円〜
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・有意採番（自動） ・履歴管理／改廃管理 ・チェックイン・チェックアウト ・複合文書管理 ・電子承認・電子同時回覧 ・キーワード検索／全文検索 等欲しかった機能が全てパッケージング！！OfficeSTAFFは社内文書・図面を人に代わって管理・運営するシステムパッケージソフトです。 従来ファイル棚で保管・運用されていた大量の紙文書、スキャニング等により電子化したファイルをCD化、またはネットワーク上の共有ファイルサーバ上でのファイル保存においては、結局は情報を管理しているのは、人であり、人による管理である限り、常に人的リソースが必要であるばかりか、しいては管理ミス、情報の埋没、等の機会損失に発展する危険性がありました。 OfficeSTAFFは社内における文書・図面管理とその運営を全て人に代わって実施します。 作成された文書・図面に対して、採番体系の中に登録時期、分類といった意味のある有意採番を自動に実施して識別管理を行うことからはじめ、その個別内容に対する意思決定・決裁等のワークフロー、情報を瞬時に社内に伝達する電子回覧機能、に加えて、改定時における履歴管理､改廃管理、副番管理、最新化管理、と同時に複数の人が同じ文書に内容変更を加えないようにコントロールする排他制御（チェックイン・チェックアウト）等の制御を全て自動的に実施します。 更に、文書毎に細かく表示・参照・更新等のアクセスコントロールを簡単に設定でき、社内情報のセキュリティをしっかりコントロールすることが可能です。 OfficeSTAFFを導入することで、これまで人的リソースがかかり、不完全であった社内情報管理が人手を介さず完全なものとなります。 当然、システムは全てWeb、インターネットメールに対応しているため情報通知はお使いのメールに自動配信され、また、Webブラウザからあらゆる社内情報がリアルタイムに検索・閲覧できます。 検索に関してはOfficeSTAFFの基本構造はディレクトリサービス型を採用していますので、ディレクトリ毎に社内文書をしっかり管理した上で、YAHOOのようなカテゴリ検索が容易にでき、かつ全文検索にも対応していますので、Goo，Googleのような検索も可能です。 検索エンジンのみ優れ、管理・運営を実施しない文書管理システムとちがい、このようにバランスのよい検索が実現されるだけではなく、OfficeSTAFFにより蓄積される情報は全て自動的に管理されるので、運用が進むにつれ、社内の暗黙知も形式知化され、蓄積、管理されていくことになります。 このように情報管理された蓄積情報（＝社内形式知）を利用する上で検索エンジンは更に有効に使われることになり、それはつまり、御社の戦力に即なりえるKM（KnowleadgeManagement ナレッジマネジメント）実現に結びつけることとなります。OfficeSTAFFはそういったKMを実現する上で必要なカスタマイズにもAPIの公開により対応が可能です。 |
OfficeSTAFF の 「なるほど！」 「すごい！」特長を少しだけ紹介
採番体系内に年度、年、月、独自テーブル等を組み込め、登録場所ごとに簡単・自由にカスタマイズ可能 文書毎についたURLは改定されても変化しないがアクセスされる文書は常に最新版に自動置き換えられている 文書を開くと、過去の履歴へのリンクが表示、簡単に旧版との比較が可能 検認中は検認前のものを配信、検認終了と同時に最新版に自動的にWeb配信内容を切り替え！ 検認にまわした後でも､間違いに気付けば、引き戻し可能！ 回覧されたものをなかなか見ない人にはメールによる督促が自動発信！ ワークフローの前段に担当ごとの直属上長を自動に組み込むことが可能 検索範囲により、キーワードを入力する検索カテゴリを自動的に最適化表示 保管期限がくる何日前に、警告通知メールを発信するか設定可能 文書の廃止時、関係している文書の有無を警告表示 承認、閲覧ログ、キーワードなどの情報をキープしながら、複数文書の登録場所の一括変更が可能 ワークフローはシリアルにも場合によってはパラレルにも組める！ 代理者による検認も、しっかり管理 Webブラウザに対して、ファイルをドラッグ＆ドロップで簡単登録！